ארגון אירוע דורש לוגיסטיקה, בעיקר אם מדובר באירוע התקיים בגן אירועים או בשטח ולא באולם "הכול כלול". הנה פרטים חשובים שיעשו לכם קצת סדר בנושא של השכרת ציוד לאירועים
אנשים אשר מארגנים אירוע, בדרך כלל מעוניינים שהוא יהיה קרוב ככל שניתן לאידיאל או לפנטזיה שהם מדמיינים בראשם. כחלק מכך, במקום האירוע חייב שיהיה ציוד אשר יאפשר לאותה פנטזיה להתממש או לפחות יגרום לאורחים לנוחות מינימאלי.
במידה ולדוגמא מדובר באירוע המתקיים בחוץ יש צורך בגנרטור לצורך קבלת חשמל, אמצעי קירור וחימום לאוכל ולשתייה, שולחנות, כסאות, אמצעי תאורה, השכרת כלים לאירועים וכו' (וזה רק הבסיס). גם אם האירוע מתקיים באולם מאובזר ומסודר, עדיין לעיתים יהיה עניין של מארגני האירוע בציוד נוסף, כמו השכרת אוהלים לאירועים כאטרקציה לאורחים ועוד.
בעיקרון, יש לכם את האפשרות להשכיר כל סוג של ציוד לכל סוג ומיקום של אירוע. זה מתחיל כאמור, בציוד הבסיסי יותר כמו פינות ישיבה שונות, אביזרים, תאורה וכלים ומגיע גם לאטרקציות כמו: מכונות קריוקי, מסכים, מקרנים, קונסלות משחקים, טאבון לאפיית פיתות ועוד.
בשביל להשכיר ציוד בחוכמה, חשוב שתדעו מה הצרכים שלכם, כך שלדוגמא, במידה והאירוע שלכם מתקיים באולם, סביר להניח שרוב הציוד כבר מגיע קומפלט ואם אתם חושבים על "השכרת ציוד" אז זה קשור לאטרקציות השונות.
לעומת זאת, אם אתם מארגנים אירוע בשטח ומלבד השטח אין לכם כלום, אתם זקוקים לכל סוגי הציוד מגנרטור עבור חשמל, דרך רהיטים וכלים בכמות מספקת לכל האורחים ועד לאטרקציות (במידה ואתם מעוניינים בכאלו).
ישנן חברות רבות המציעות השכרת ציוד לאירועים ביניהם: כוכב, גושן, "איילה", אושר אירועים, מגש הכסף, אינגו ועוד רבים שלכל אחת מהן יש את הקונספט שלה, את הציוד הספציפי שהיא משכירה ואת סל השירותים הכולל הייחודי לה.
כמובן, שחשוב לוודא אם החברה מספר פרמטרים ביניהם: האם היא מספקת את הציוד לאזור המבוקש לכם, מה בדיוק השירות שהיא מציעה, איזה ציוד יש ברשותה, מה מצבו ואיך הוא נראה (אפשר גם לבקש לראות תמונות או דוגמאות).
מה בדיוק השירות שהיא נותנת, האם יש מעצב אירועים שעובד אתה ויסייע לכם בבחירת הציוד, האם זה על פי הדרישות שלכם ואם כן האם יש לה את האפשרות לתת מענה מלא למה שאתם רוצים. זכרו שמדובר באירוע שלכם וסביר להניח שאתם לא מעוניינים לקחת סיכונים מיותרים של מקרים בהם הציוד לא מגיע בזמן, או שהוא מגיע ואתם מגלים שהוא ישן ולא מרשים או שזה בכלל לא מה שהזמנתם. לכן, חשוב לוודא את כל הפרטים הללו מראש.
כאן חשוב לציין, שחלק מהחברות מציעות שירות של ייעוץ ראשוני, אשר יאפשר לכם להבין לעומק מה בדיוק אותה חברה מציעה ואלו רעיונות יש לה לגבי האירוע שלכם.